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Firmenumzug: Was dabei zu beachten ist

Es gibt erfreuliche und weniger angenehme Gründe warum Unternehmen umziehen. Gerne nehmen Firmenchefs eine Übersiedelung in Kauf, wenn die Wirtschaft floriert und die Umsätze größere Fertigungshallen erfordern und mehr Mitarbeiter eingestellt werden, um der großen Kundennachfrage gerecht zu werden. Doch manchmal muss Verpackungsmaterial gekauft werden, weil es einem Unternehmen schlecht geht, die Gewinne einbrechen und man sich den alten Standort einfach nicht mehr leisten kann. In beiden Fällen ist der Aufwand groß, den sowohl im privaten als auch im gewerblichen Rahmen sind Umzüge mit Bürokratie, körperlichem Einsatz und Engagement aller Beteiligten verbunden.

Die ersten Schritte: Suche nach dem passenden Objekt

Wie lange vor dem Umzugstermin Unternehmer mit der Planung beginnen, hängt maßgeblich von der Firmengröße ab. Ein kleines Startup wird die Übersiedelung innerhalb weniger Tage über die Bühne bringen, Großkonzerne veranschlagen dafür mehrere Monate wenn nicht sogar ein Jahr oder länger. Zunächst einmal steht die Suche nach einem neuen Objekt auf der Tagesordnung. Kleinere Firmen und Startups entscheiden sich oft dafür, auf eigene Faust ein neues Büro, Lager- und Produktionshallen zu finden. Dazu bieten sich online Suchmasken im Internet an.

Es gibt zahlreiche Portale im Internet, die sich auf die Vermittlung von Immobilien spezialisiert haben. Dabei handelt es sich um überregionale Portale, wo sowohl Immobilienmakler als auch Privatpersonen zur Vermietung oder zum Kauf stehende Gewerbeimmobilien einstellen. Wer ein neues Büro sucht, gibt einfach folgende Informationen ein:

  • Gewünschter Ort oder Postleitzahl, bei manchen Portalen kann man auch konkret nach einer Adresse suchen
  • Die Art der Immobilie: Büro, Praxis, Lagerhalle, Industriegebäude
  • Den Preis, den man bereit ist für das Objekt zu zahlen
  • Die Fläche

Es lohnt sich, gleich mehrere Objekte in die engere Wahl zu nehmen und einen Besichtigungstermin zu vereinbaren. Dafür benötigen Firmenchefs einige Zeit. Als Alternative zur Suche auf eigene Faust bieten sich Immobilienmakler an. Unternehmensinhaber schildern den Profis genau, welche Erfordernisse das neue Büro oder die Fertigungshalle erfüllen soll. Der Immobilienmakler kennt den Markt genau und schlägt in Frage kommende Objekte vor. Für seine Dienste muss das Unternehmen zwar bezahlen, dafür spart es Geld.

Vorbereitungsarbeiten lange planen

Wenn ein neues Objekt gefunden ist, sollten die Mitarbeiter zeitnah über die bevorstehende Übersiedlung informiert werden. Immerhin ändern sich für sie die Rahmenbedingungen maßgeblich: Manche müssen einen weiteren Anfahrtsweg in Kauf nehmen, auch die Raumaufteilung ist möglicherweise in einem neuen Bürogebäude anders. Manche Menschen haben ohnehin Schwierigkeiten sich in einer neuen Umgebung zurechtzufinden, dass betrifft sowohl das Privatleben als auch das berufliche Umfeld. Je mehr das Personal in die Entscheidung eingebunden ist, umso weniger Widerstand wird es geben.

Schließlich ist der Eigentümer auf die Hilfe der Mitarbeiter angewiesen, wenn es darum geht, Ordner und Büromaterial in Kartons zu Verpacken. In kleinen Unternehmen mit gutem Klima packen die Angestellten mitunter gerne an. Kleine Firmen mit nur einem oder zwei Mitarbeitern führten die Übersiedelung teilweise selbst durch. Das wird vor allem dann gut gelingen, wenn zur Fahrzeugflotte der Firma Lieferwägen gehören. Eine Treppensackkarre kaufen kann die Arbeit sehr erleichtern, wenn sich Firmen für den selbst durchgeführten Umzug entscheiden.

Übersiedelung mit einer Umzugsfirma

Der weitaus größere Teil der Unternehmen beauftragt allerdings eine professionelle Umzugsfirma damit, alle Büromaterialien und die gesamte Firmenausstattung vom alten in den neuen Standort zu bringen. Bis alle Utensilien übersiedelt sind, kann es bei einer großen Firma einige Tage dauern. Besonders schwierig gestaltet sich die Übersiedelung im produzierenden Gewerbe. Immerhin müssen zum Teil große Maschinen von A nach B gebracht werden.

Auch wenn Firmenchefs bei einem Umzug ohnehin viel zu tun haben, vergleichen sie besser die Angebote mehrerer Umzugsfirmen. Immerhin kostet eine Übersiedelung Geld und da ist jede Möglichkeit zu sparen willkommen. Erste Informationen über die Kosten findet man auf den Webseiten der Umzugsprofis. Ausschlaggebend für den Preis ist natürlich, wie viele Kartons, Schreibtische und andere Möbel sowie weiteres Betriebsinventar zu übersiedeln ist. Außerdem macht es einen Unterschied, welche Leistungen eine Firma in Anspruch nimmt. Anders als im privaten Umfeld findet sich in Unternehmen zum Beispiel kaum jemand, der die Büromöbel zerlegt. Diese Arbeit übernehmen die Umzugsprofis, allerdings gegen einen Aufpreis. Wie teuer der Umzug mit dem Büro ist, hängt auch von der Entfernung zwischen altem und neuem Standort ab.

Einer der großen Vorteile dabei, den Firmenumzug in die Hände von Profis zu legen ist, dass sämtliche Waren während des Transports versichert sind. Geht ein Schreibtisch oder ein Drucker kaputt, bezahlt die Versicherung des Umzugsunternehmens die Kosten. Außerdem spart sich eine Firma beim Umzug mit Profis wertvolle Zeit. Schließlich müssen Firmen in der Regel während der Übersiedlung für einige Tage geschlossen werden, bis am neuen Standort alle Möbel aufgestellt und die nötigen Geräte installiert sind.

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