Mit einem Unternehmen zu übersiedeln ist noch aufwendiger als mit einem privaten Haushalt. Immerhin sind bedeutend mehr Leute involviert, vom Geschäftspartner über die Mitarbeiter bis hin zu den Kunden. Noch dazu bedeutet es einen finanziellen Nachteil, wenn der Umzug länger dauert als geplant. Jeder Tag, den die Firma stillsteht, bedeutet einen Verlust. Je genauer die Übersiedlung des Standortes geplant wird, umso besser.
Information ist im wahrsten Sinne des Wortes die halbe Miete
Bei einem Umzug im privaten Umfeld ist es schon schwer genug, alle nötigen Fristen einzuhalten und wichtige Stellen über die Adressänderung zu informieren. Bei einer Firma ist es noch schwieriger, da unter Umständen hunderte Mitarbeiter mit der Firma übersiedeln müssen. Nur mit einem ausreichend langen Vorlauf kann das Projekt reibungslos gelingen. Bei einem Firmenumzug überlassen Chefs besser nichts dem Zufall, sondern beginnen schon Monate vorher mit der Vorbereitungsarbeiten.
Am leichtesten fällt ein Umzug mit der Firma, wenn alle an einem Strang ziehen. Dazu zählt eine positive Stimmung unter den Mitarbeitern. Diese ist dann gegeben, wenn sie rechtzeitig über die Umzugspläne informiert und nicht vor vollendete Tatsachen gestellt werden. Ändert sich der Arbeitsort nur geringfügig und zieht das Unternehmen nur wenige Straßen weiter sind die Auswirkungen auf den einzelnen weniger gravierend. Markante Einschnitte in das private und berufliche Leben bringt jedoch der Umzug in eine andere Stadt mit. Dann werden sicher einige Mitarbeiter nehmen, ob sie die möglicherweise deutlich längere Fahrt auf sich nehmen.
Motivierte Mitarbeiter sind in der Regel dazu bereit, am Umzug mitzuarbeiten. Am besten bürdet man nicht einzelnen Personen oder Abteilungen zu viel auf, sondern teilt die Arbeit auf. So bleibt neben den Vorbereitungsarbeiten auch die so wichtige Zeit sich um das Tagesgeschäft zu kümmern. Schließlich muss das Unternehmen so gut wie möglich während der Umzugsphase weitergeführt werden, um große finanzielle Verluste zu vermeiden. Ein großer Unterschied zum Umzug mit einem Privathaushalt ist die Menge an Einrichtungsgegenständen, Akten und Geräten. Während man im privaten Rahmen mit einigen Dutzend Kartons und möglicherweise einem einzigen Umzugskarton auskommt, benötigt man beim Firmenumzug hunderte Kartons. Firmeninhaber finden im Onlineshop für Kartonagen eine große Auswahl an Verpackungsmaterial für heikle Geräte, Aktenordner, Dokumente, Schreibtischzubehör und vieles mehr. Schließlich soll die alte Büroeinrichtung und –ausstattung möglichst unbeschadet an der neuen Adresse ankommen.
Zeitmanagement ist der wichtigste Punkt beim Firmenumzug
Um im Rahmen eines Umzugs für Transparenz zu sorgen, ist das Aufstellen eines Zeitplans unerlässlich. Es zahlt sich aus eine Checkliste zu erstellen auf die jeder Beteiligte Einsicht nehmen kann. So lässt sich jeder wichtige Punkt abhaken und es wird nichts vergessen. Dieses Vorgehen vermeidet eine unnötige Verzögerung, die auch finanzielle Folgen mit sich trägt. Hier einige wichtige Informationen rund um das Thema Zeitmanagement:
- Anders als bei privaten Vermietungen ist die Kündigungsfrist bei einer gewerblichen Immobilie deutlich länger: Sie beträgt mindestens sechs Monate. Somit wird klar, dass eine lange Vorlaufzeit gilt. Geregelt ist die Kündigungsfrist im Bürgerlichen Gesetzbuch die davon spricht, dass die ordentliche Kündigung spätestens am dritten Werktag eines Kalendervierteljahres zum Ablauf des nächsten Kalendervierteljahres zu erfolgen hat.
- Auch der Vertrag mit dem Stromanbieter muss gewechselt werden. Wichtig sind die Zählerstände abzulesen, um bei der Endabrechnung eine gewisse Kontrolle zu haben.
- Bietet der Internetprovider an der neuen Adresse denselben Service, besteht kein Sonderkündigungsrecht
- Innerhalb der Planungsarbeiten muss außerdem festgelegt werden, welche Geräte und Einrichtungsgegenstände überhaupt an die neue Adresse übersiedelt werden.
Eine besonders wichtige Tätigkeit im Rahmen der Umzugsvorbereitung ist die Information der Kunden. Je früher man sie über den bevorstehenden Umzug in Kenntnis setzt umso besser. In der heutigen Zeit der Digitalisierung können Bestandskunden ganz einfach per mail informiert werden. Doch auch für die Geschäftspartner ist es wichtig zu wissen, wo sich die Firma in Zukunft befindet. Auch andere Unternehmen wie der Steuerberater oder der Firmenanwalt müssen in Kenntnis gesetzt werden.
Die Behördenwege im Rahmen eines Umzugs erledigen
Wenn der Tag der Übersiedlung endlich vorbei ist, geht die Arbeit im Rahmen der Übersiedelung weiter. Denn immerhin gilt es zahlreiche Behörden über die neue Adresse zu informieren. Sobald sich die Adresse ändert, muss ein Unternehmen die neue Anschrift melden. Das zuständige Gewerbeamt können Unternehmen sogar schriftlich informieren: In diesem Fall ist es jedoch notwendig, alle relevanten Unterlagen wie den Personalausweis oder Reisepass des Geschäftsinhabers in Kopie beizulegen. Beizulegen ist auch ein Formular zur Gewerbeummeldung, das man im Internet herunterladen kann.
Nicht vergessen sollte man auf die Firmenfahrzeuge. Sie müssen nämlich im Rahmen eines Umzugs ebenfalls umgemeldet werden. Im Prinzip muss die Ummeldung durch einen Prokuristen, den Geschäftsführer oder Vorstand autorisiert werden. Ist die Firma in das Handelsregister eingetragen, muss auch hier eine Änderung erfolgen. Die neue Anschrift muss in notariell beglaubigter Form dem Registergericht am neuen Standort vorzuweisen. Ebenfalls eine Meldung sollte an den zuständigen Sozialversicherungsträger erfolgen.